會(huì)議活動(dòng)策劃是一個(gè)極其豐富的概念。任何小小的疏漏都會(huì)給事件的結(jié)果帶來(lái)不可預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)。那么如何為一個(gè)成功的會(huì)議做準(zhǔn)備呢？會(huì)議規(guī)劃的三大要素是什么？事實(shí)上，會(huì)議活動(dòng)的規(guī)劃遠(yuǎn)沒(méi)有這么簡(jiǎn)單。它是一個(gè)極其豐富的概念，是保證會(huì)議活動(dòng)成功的前提。

會(huì)議的目的需要對(duì)傳播主體進(jìn)行準(zhǔn)確的分析。因此，在規(guī)劃會(huì)議活動(dòng)之前，必須對(duì)企業(yè)形象的現(xiàn)狀進(jìn)行診斷，為所選擇的活動(dòng)目標(biāo)和方法提供依據(jù)。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議活動(dòng)的目標(biāo)應(yīng)服從樹立企業(yè)形象的總體目標(biāo)，會(huì)議活動(dòng)的目標(biāo)應(yīng)明確、具體、可行、可操作。設(shè)定你的目標(biāo)意味著知道如何選擇最近和最安全的道路。

會(huì)議活動(dòng)的主題是對(duì)會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容的高層次概括，在整個(gè)會(huì)議活動(dòng)中起著指導(dǎo)作用。主題設(shè)計(jì)是否得當(dāng)，對(duì)會(huì)議活動(dòng)的成效有很大影響。這一精致的主題別具一格，關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，易于傳播，很容易將活動(dòng)推向高潮，而且隨著時(shí)間的推移，依然新鮮。表達(dá)主題的方式有很多。它可以是一個(gè)口號(hào)，一個(gè)聲明或一個(gè)表達(dá)。會(huì)議的主題設(shè)計(jì)似乎很簡(jiǎn)單，但并不容易。一個(gè)好的主題設(shè)計(jì)需要考慮三個(gè)因素：

（1） 滿足活動(dòng)目標(biāo)，即活動(dòng)主題必須與活動(dòng)目標(biāo)一致，并能充分表達(dá)活動(dòng)目標(biāo)；

（2） 會(huì)議信息特征，即活動(dòng)主題信息應(yīng)具有獨(dú)特性和新穎性，具有鮮明的個(gè)性，突出活動(dòng)特點(diǎn)；

（3） 會(huì)議的公眾心理，即活動(dòng)的主題要符合公眾心理的需要，主題要感人，具有強(qiáng)烈的感染力。

即分析定位目標(biāo)受眾。會(huì)議活動(dòng)是針對(duì)不同的目標(biāo)客戶、不同的政策進(jìn)行的，只有確定了目標(biāo)客戶，才能制定有效的會(huì)議活動(dòng)計(jì)劃。經(jīng)濟(jì)條件、生活習(xí)慣、價(jià)值觀和利益要求的差異，會(huì)使目標(biāo)客戶群呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)?？傊?，對(duì)目標(biāo)客戶群的了解越透徹，公關(guān)目標(biāo)就越有針對(duì)性，實(shí)施效果就越好。會(huì)議策劃不是一項(xiàng)單一的工作，而是一個(gè)有計(jì)劃、有創(chuàng)意地解決復(fù)雜而具體問(wèn)題的過(guò)程。但所有這些過(guò)程都需要強(qiáng)有力的實(shí)施，否則之前的所有努力都是徒勞的。