決定在活動舉辦后，對活動的概念和費(fèi)用進(jìn)行初步估算，確定有足夠的資金，并明確活動專項(xiàng)資金的用途，確?；顒游镉兴?。下一步是初步規(guī)劃活動。在這個(gè)階段，如果公司沒有自己的活動策劃貨幣，那么他們需要決定是否需要專業(yè)人員的幫助來雇傭活動策劃公司、私人活動策劃人和公司自己的員工，或者讓自己的員工直接與活動供應(yīng)商合作進(jìn)行活動設(shè)計(jì)，預(yù)算管理、物流管理、調(diào)度、事件執(zhí)行以及活動的全過程都是經(jīng)過構(gòu)思和精心安排的。

在策劃大型活動時(shí)，人們通常想到的是“財(cái)富”，而不是“人才”。無論客戶是公司、非營利組織、社會團(tuán)體或已婚新人，他們都應(yīng)該知道何時(shí)需要專業(yè)幫助（包括公關(guān)專家、創(chuàng)意總監(jiān)或制作人）來解決活動從創(chuàng)意到實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。活動策劃人員永遠(yuǎn)不應(yīng)該把自己的工作僅僅看作是一個(gè)服務(wù)行業(yè)，而應(yīng)該只記錄客戶的訂單。相反，他們應(yīng)該讓自己、自己的公司和整個(gè)活動策劃行業(yè)成為商業(yè)銷售和營銷的稀有工具。在活動的設(shè)計(jì)、制作和執(zhí)行上，應(yīng)成為企業(yè)客戶、非營利組織和個(gè)人的正確助手，使其活動因定制化、精心打造而獨(dú)具特色，達(dá)到并超越公司、工作和個(gè)人的目標(biāo)。

不要認(rèn)為雇傭活動策劃人和活動顧問是浪費(fèi)錢。事實(shí)上，他們最終能幫你省錢。尤其是如果它是及時(shí)和適當(dāng)?shù)?。比如，一個(gè)好的公關(guān)公司可以幫助你選擇一個(gè)客人名單，確保客人被正確挑選；他們還可以幫助舉辦新聞發(fā)布會和制作宣傳材料，使活動能夠被國內(nèi)外媒體宣傳報(bào)道。創(chuàng)意總監(jiān)或?qū)I(yè)活動設(shè)計(jì)師可以提供活動設(shè)計(jì)的戰(zhàn)略總結(jié)，包括策劃、組織、物流、談判等方面，以及具有關(guān)鍵作用的小細(xì)節(jié)。

可以毫不夸張地說，目前，活動策劃幾乎無所不能，專業(yè)人士的加盟足以讓顧客大開眼界。目前，成功利用太空的例子也不計(jì)其數(shù)。例如，一個(gè)新的高爾夫俱樂部在太空中舉行開幕式，宇航員們在太空中打高爾夫球；一本雜志在沙漠中放置了一個(gè)巨大的模型，用衛(wèi)星從外太空拍攝，以此來慶祝它的周年紀(jì)念。晚餐也可以是早餐、4個(gè)宴會或雞尾酒會）水平的提高意味著在空間高度方面——晚餐活動的地點(diǎn)安排在一個(gè)平臺上（由起重機(jī)支撐），該平臺懸掛在地面50米以上，可容納22名客人、1名廚師、1名侍者和1名音樂家。這樣的晚宴可以在世界任何地方舉行（只要獲得相關(guān)部門的許可），也可以用來安排活動——空中樂隊(duì)表演；為新時(shí)裝秀或某品牌的***商家制作噱頭，吸引媒體報(bào)道時(shí)，大樓的外墻可以被選為時(shí)裝秀的表演場地，也可以簡單地將模特向前披上。活動的制作者或組織者能夠保證活動理念的貫徹落實(shí)，并負(fù)責(zé)確保活動符合消防安全標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)證件齊全，購買相應(yīng)的保險(xiǎn)。

這同樣適用于活動策劃公司。他們還需要知道什么時(shí)候需要專家的建議，在哪里雇傭自由職業(yè)者，以及如何雇傭他們來擴(kuò)大公司。