策劃一個成功的大型活動，精心的策劃是必不可少的，但是一旦經費出了疑問，會打亂整個計劃組織，輕則延誤日期，重則使整個活動策劃不能順利進行下去?；顒庸咎嵝迅魑换顒酉胍f無一失應事前準備好以下七項必備經費：

　　1、交通費用

　　交通費用能夠細分為：

　　(1)、出發(fā)地至會務地的交通費用——包含航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

　　(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包含住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務外交場所的交通、商務考察交通以及其他與會人員能夠使用的預定交通。

　　(3)、歡送交通及返程交通——包含航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

　　2、會議室/廳費用

　　具體可細分為：

　　(1)、會場安置租金——一般而言，場所的租借已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內——比如投影設備、暫時性的裝飾物、展架等，需求加裝非主席臺發(fā)言線路時也能夠需求另外的核算。

　　(2)、會議設施租借費用——此有些費用主要是租借一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租借時一般需求支付一定的使用保證金，租借費用中包含設備的技術撐持與維護費用。值得注意的是，在租借時應對設備的各類功效參數作出具體要求(一般可向專業(yè)的會議效勞公司征詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則能夠影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不一樣，租借的價錢能夠相差很大。

　　(3)、會場安置費用——若是不是特殊要求，一般而言此有些費用包含在會場租借費用中。若是有特殊要求，能夠與專業(yè)的會議效勞商協商。

　　(4)、其他撐持費用——這些撐持一般包含活動策劃及打印、禮儀、秘書效勞、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些撐持均為暫時性質，若是會議主辦方別離尋找這些行業(yè)撐持的話，其成本費用能夠比市場行價要高，若是讓專業(yè)會議效勞商署理，將獲得價錢相對比較低廉且效勞專業(yè)的撐持。

　　對于這些單項效勞撐持，主辦方應盡能夠細化各項要求，并單獨簽訂效勞協議。

　　3、住宿費用

　　住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價錢是完全價錢，而有點是需求另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費能夠是主要的開支之一。找專業(yè)的活動策劃效勞商一般能獲得較好的折扣。

　　正常的住宿費除與酒店星級規(guī)范、房型等因素有關外，還與客房內開放的效勞項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、生果提供等效勞是否開放有關。會議主辦方應清晰酒店應當關閉或者開放的效勞項目及范圍。

　　4、餐飲費用

　　會議的餐飲費用能夠很簡單，也能夠很復雜，這取決于會議議程需求及會議目的。

　　(1)、早餐

　　早餐一般是自助餐，當然也能夠采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由回絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)

　　(2)、中餐及午飯

　　中餐及午飯根本屬于正餐，能夠采取人數核算——自助餐方式，按桌核算——圍桌式方式。若是主辦方希望酒水消費自行收購而非由餐館提供，餐館能夠會收取一定數量的效勞費用。

　　(3)、酒水及效勞費

　　一般，若是在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，若是能夠外帶酒水消費，餐廳一般需求加收效勞費。在高星級酒店舉辦會議宴會，一般在根本消費水準的基礎上加收15%左右的效勞費。

　　(4)、會場茶歇

　　此項費用根本上是按人數核算的，核算時可提出不一樣時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者奉告的茶歇價錢一般包含效勞人員費用，若是主辦方需求非程序效勞，能夠需求而外的核算。一般情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式根本上以咖啡、紅茶、西式點心、生果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、生果、咖啡、生果及點心為主。

　　(5)、聯誼酒會/舞會

　　事實上，聯誼酒會/舞會的核算能夠比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規(guī)劃，核算很容易計算。但酒會/舞會的核算設計到場所與節(jié)目撐持，其核算能夠需求比較長的時間確認。

　　(6)、其他——點心、生果及調制色酒

　　5、視聽設備

　　除非在室外進行，否則視聽設備的費用一般能夠忽略。若是為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的核算就比較復雜，包含：

　　●設備本身的租借費用，一般按天計算

　　●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員撐持費用，可讓活動策劃效勞商署理

　　●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托署理

　　6、演員及節(jié)目

　　一般能夠選定節(jié)目后按場次計算——核算金額一般與節(jié)目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點若是有固定的演出，那核算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

　　7、雜費

　　雜費是指活動策劃過程中一些暫時性組織產生的費用，包含打印、暫時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀效勞、暫時道具、傳真及其他通訊、快遞效勞、暫時保健、翻譯與導游、暫時商務用車、匯兌等等。雜費的核算很難計劃，一般能夠在會務費用核算中增列不可預見費用作為機動處理。