1.列出可供選擇的清單。必須制作一個(gè)會(huì)議場(chǎng)所清單表，清單表上需注明會(huì)議要求的所有重要條件。如果清單設(shè)計(jì)的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個(gè)場(chǎng)所的比較和選擇。
2.選擇合適類型的場(chǎng)所。選擇適合的會(huì)議場(chǎng)所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅?huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，以及最重要的會(huì)議目的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素綜合考慮。
酒店:(按類型劃分)
商務(wù)型酒店：這類酒店無論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場(chǎng)地上(有特定的商務(wù)樓層)，一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。
度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無疑大大方便了會(huì)議單位。
(按地點(diǎn)劃分)
位于市中心：在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店與機(jī)場(chǎng)距離(包括交通是否擁擠)。如果與會(huì)者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那麼選擇這樣的酒店是明智的。會(huì)議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會(huì)者的隨行家屬便有很多活動(dòng)可做。有些酒店被公認(rèn)為服務(wù)一流，良好的口碑常使酒店成為會(huì)議籌劃者的首選會(huì)議場(chǎng)所。
3.會(huì)議類型與場(chǎng)所的搭配。舉辦培訓(xùn)活動(dòng)的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場(chǎng)所(公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點(diǎn))。研究和開發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境(培訓(xùn)中心或其他寧靜場(chǎng)所最為適合)。學(xué)會(huì)年會(huì)的地點(diǎn)選擇一般根據(jù)會(huì)員的意見來定(一般選在當(dāng)前最受歡迎的城市，能提供會(huì)議服務(wù)的酒店)。重大的獎(jiǎng)利、表彰型會(huì)議一定要有檔次，要引人入勝，會(huì)議的目的是對(duì)杰出表現(xiàn)予以獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì)，需要選擇有展廳的場(chǎng)所，還要求到達(dá)會(huì)場(chǎng)幾所在城市的交通必須便利。
4.現(xiàn)場(chǎng)參觀注意事宜。在考慮去做現(xiàn)場(chǎng)參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：報(bào)價(jià)方(酒店)接受和同意會(huì)議名細(xì)表中各項(xiàng)事宜報(bào)價(jià)房(酒店)應(yīng)是后選名單中較好的一個(gè)對(duì)報(bào)價(jià)(酒店)方擬訂的合同條款基本接受。
5.親臨現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察。對(duì)于親臨現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察應(yīng)注意以下五點(diǎn)：會(huì)見能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題只要可能，一定要在酒店建議的日期去進(jìn)行參觀。