第二:可以節(jié)省時間、簡化操作流程。我公司代理會展，對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照會展組織五要素，我們可以很快推薦合適的地點給您，并憑借豐富的經(jīng)驗，很快報出初步的預(yù)算供您參考。 第三:更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會議的順利進行。會展的組織實施是個繁瑣的服務(wù)過程，它是一個需要協(xié)調(diào)很多地方的系統(tǒng)工程。會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗以及與會務(wù)酒店良好的合作關(guān)系是非常重要的。比如，在旅游旺季,如果您的會務(wù)活動人數(shù)眾多,而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務(wù)代理公司動用人脈和酒店各部門(前臺、禮賓部、客房部等)進行協(xié)調(diào),以解決入住問題。又如，會場搭建或布置需要提前進場,這就需要和酒店工程部、宴會廳及保安部等部門進行協(xié)調(diào),如果沒有會務(wù)公司的協(xié)作,組織者會增加很大的難度。我們在制定方案時,就將這些核心議題合理地安排到會議議程當中，對主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游等核心環(huán)節(jié)予以特別的注重和實施。

如何組織大型會議

組織大型會議需要注意的方面很多我這邊從活動階段來說明，以百格活動為例會前準備：網(wǎng)站搭建、報名設(shè)置、門票設(shè)置、支付設(shè)置、接送預(yù)訂會議宣傳：宣傳設(shè)置、網(wǎng)站嵌入、渠道推廣、優(yōu)惠碼、會議通知、微信邀請函報名管理：訂單管理、人員管理、發(fā)票管理、會員管理會議簽到：ipad、手機、微信、身份證簽到現(xiàn)場管理：展位、用餐、接送、分房、分會場、現(xiàn)場互動管理會后分析：報名、簽到、收款、訪問、表單、問卷、渠道、分析數(shù)據(jù)上面所講的都是一些套路或者功能性的事情。大型會議還有幾點要注意：（1）安保報備，這個和各地的政策有關(guān)（2）流程安排（3）人員安排找專業(yè)的服務(wù)商可以解決細節(jié)問題，但是整體把控還是得靠自己

本人從事會議策劃工作的，下面教你通過5大步驟高效組織會議：

1、組織準備：詳細的活動計劃

?會前準備是做好會務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提，應(yīng)精細地統(tǒng)籌好會議的整個過程和每一個環(huán)節(jié)，對可能發(fā)生的問題超前謀劃。

?會前準備主要包括以下幾個環(huán)節(jié)：

明確會議主題、會議召開時間、準備好會議資料；

選擇好會議場地，做好會場布置；

對會務(wù)人員合理分工，職責(zé)分明，各負其責(zé)；

會議內(nèi)容和流程策劃、會議宣傳計劃；

會議用品采辦、會議宣傳物料設(shè)計；

嘉賓邀請、嘉賓培訓(xùn)；

2、工具準備：選擇合適的會務(wù)軟件

?傳統(tǒng)會議經(jīng)常會遇到這些痛點：

手工簽到累半死！

客戶幾點來的？幾點走的？不知道！重點客戶來沒來？不知道！

查不到報名信息、統(tǒng)計機票餐食等信息想爆炸！

拿不到客戶資料，客戶下次怎么聯(lián)系？

抽獎純手動費時間！臨時加獎該咋辦？

會議沒科技感！沒氣氛！大家低頭玩手機！

需要調(diào)查問卷怎么辦？

會議不足之處，下次不知道如何改進？

鯨會務(wù)可解決以上全部痛點！鯨會務(wù)是一款以小程序為載體，連接大小屏幕的活動組織工具。提供建站、報名、簽到、互動、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能的活動數(shù)字化解決方案?？蓾M足展會、年會、培訓(xùn)沙龍、發(fā)布會、學(xué)術(shù)會議等各類企業(yè)內(nèi)外活動場景。

?3、宣傳預(yù)熱：為會議帶來更多的流量

如何讓更多的目標受眾了解會議信息并吸引他們參與？在宣傳預(yù)熱階段，主辦方需要搭建宣傳矩陣、選擇合適的宣傳渠道、進行流量導(dǎo)入，以確保會議獲得足夠的關(guān)注。

（1）搭建會議宣傳的全媒體矩陣

主辦方可以考慮組建：會議微網(wǎng)站、小程序、電子海報、H5頁面、電子邀請函、會議專題頁、微信圖文、官網(wǎng)等。

鯨會務(wù)功能定制版產(chǎn)品——鯨站已上線，可幫助主辦方輕松搭建活動專屬微站。主辦方可快速創(chuàng)建活動信息，配置日程、文章和圖片等多種素材，可自由編輯和管理；無需復(fù)雜開發(fā)，即可實現(xiàn)會務(wù)活動信息的多樣化展示和集成。一鍵配置，H5/小程序端同步展現(xiàn)，打造全方位官宣產(chǎn)品矩陣，提升活動影響力。適合應(yīng)用于各種會務(wù)活動場景。

（2）選擇合適的宣傳渠道

如：EDM、短信、微信、朋友圈海報、社群推廣、渠道碼海報、媒體合作、SEO/SEM等。

（3）流量導(dǎo)入

主辦方可以通過導(dǎo)入外部流量、邀請自帶流量的“垂直網(wǎng)紅”等多種方式，進一步擴大會議的影響力。

4、模擬預(yù)演：會議成功的必要保障

針對大型會議，會前，要組織演講嘉賓、會議主持人及相關(guān)工作人進行預(yù)演、熟悉會議軟硬件環(huán)境是非常必要的。此外，要保證參與者從獲取會議信息、報名參與、接收會前提醒、準確進入會議“現(xiàn)場”到會后調(diào)研的全流程能夠順暢、有序進行。

5、應(yīng)急預(yù)案：從容應(yīng)對突發(fā)狀況的PLAN B

現(xiàn)實的會議中，很可能會出現(xiàn)突發(fā)事件，所以籌備會議需要有應(yīng)急預(yù)案。一般情況下，會議中常見的緊急事件包括：醫(yī)療問題、衛(wèi)生問題、火災(zāi)問題、盜竊問題，這些都是會議中容易突發(fā)的事情。作為會議籌辦這就必須為這些突發(fā)事件做好充分的準備。