接待工作是各級(jí)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)常規(guī)性工作。接待工作水平高低能夠集中反映一個(gè)地方一個(gè)部門的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時(shí)對(duì)于推動(dòng)工作開展也具有十分重要的作用。
接待工作主要由各級(jí)機(jī)關(guān)的辦公室來承擔(dān)?？傮w要求是：熱情周到，耐心細(xì)致，規(guī)范有序，客人滿意。在具體操作中應(yīng)注意把握好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)。
一、認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備
接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，了解意圖。在接到上級(jí)機(jī)關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶?bào)或電話后，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動(dòng)與對(duì)方取得聯(lián)系，了解清楚上級(jí)或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動(dòng)的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，確定參觀或座談地點(diǎn)等各項(xiàng)工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報(bào)、食宿宴請(qǐng)、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報(bào)道、紀(jì)念品贈(zèng)送、結(jié)束送行、注意事項(xiàng)等。方案中的每項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人。制定方案時(shí)要注意上級(jí)機(jī)關(guān)與兄弟單位的區(qū)別，因人而宜，根據(jù)需要妥貼安排。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，待領(lǐng)導(dǎo)審定后，及時(shí)通知有關(guān)人員或召開專題會(huì)議詳細(xì)安排，讓每個(gè)參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)整，并及時(shí)通知有關(guān)工作人員。
二、熱情周到地做好接待中服務(wù)
在具體接待工作中，要安排好迎接、座談、食宿、參觀、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個(gè)環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)。
(一)迎接引導(dǎo)，沿途介紹。對(duì)接待者來講，來訪的都是客人，要盡好地主之誼，盡量為客人提供方便。迎接時(shí)要根據(jù)客人人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與客人在級(jí)別或身份上對(duì)等或稍低一點(diǎn)，并提前到達(dá)與客人約定的地點(diǎn)。接到客人后，沿途要主動(dòng)向客人介紹景觀或接待安排情況，征求意見，讓客人對(duì)此次活動(dòng)有大體的了解，特別要注意別冷場(chǎng)，要顯示出熱情。迎接引導(dǎo)客人還要注意引導(dǎo)客人時(shí)自己行走的位置、問候握手時(shí)的動(dòng)作、介紹雙方領(lǐng)導(dǎo)的順序、乘坐車時(shí)的禮節(jié)等。
(二)座談交流，服務(wù)周到。接待活動(dòng)中如有座談，要根據(jù)人數(shù)提前安排好座談的地點(diǎn)。房間安排要適中，人少房大，顯得太空落；人多房小，顯得太擁擠。座談地點(diǎn)要注意懸掛橫標(biāo)、座次擺放、茶水供應(yīng)、花草、音響照明、材料擺放等事項(xiàng)。
(三)食宿宴請(qǐng)，妥善安排。住宿要根據(jù)需要進(jìn)行安排，事先打印好房間號(hào)，與日程安排、作息時(shí)間、就餐地點(diǎn)等一并發(fā)至客人手中。就餐要嚴(yán)格按照接待標(biāo)準(zhǔn)，突出地方特色，根據(jù)客人習(xí)慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生。宴請(qǐng)時(shí)當(dāng)?shù)貐⒓尤藛T應(yīng)與客人對(duì)等或高半格，并安排好座次、致詞等。
(四)參觀考察，精心準(zhǔn)備。參觀考察要提前安排好車輛，人多時(shí)注意將車輛編號(hào)，引導(dǎo)客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導(dǎo)車輛，交待清楚行走路線。每個(gè)參觀點(diǎn)要提前準(zhǔn)備好茶水或礦泉水，并要有專人做情況簡(jiǎn)介，同時(shí)要安排好休息地點(diǎn)、方便地點(diǎn)等。
(五)注意送行，善始善終?；顒?dòng)結(jié)束后應(yīng)安排好送行，不能來時(shí)熱情迎接，走時(shí)冷冷清清，導(dǎo)致整個(gè)接待效果大打折扣。工作人員可先幫助客人訂好車票，屆時(shí)做好送站工作。送行時(shí)要到客人住地送行，等客人乘坐的車輛啟動(dòng)后再離開。
三、及時(shí)全面地做好接待后總結(jié)
整個(gè)接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員要對(duì)本次活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面是客人最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足之處注意彌補(bǔ)改進(jìn)。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時(shí)將照片寄給客人。
一個(gè)地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個(gè)地方的典型工作、城市建設(shè)和景點(diǎn)之外，接待人員的素質(zhì)也是一個(gè)重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時(shí)要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實(shí)、真誠(chéng)、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺。同時(shí)，工作人員要注意平時(shí)的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識(shí)，特別是對(duì)本地本部門的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。??? 湖南會(huì)議接待服務(wù)中心提供