會議酒店選擇方法1．列出可供選擇的清單；必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設計的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。 2．選擇合適類型的場所；選擇適合的會議場所，必須依據(jù)當?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。 酒店按類型劃分 酒店按地點劃分 在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者是來自國內或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。位于市郊：對于當?shù)乜沈屲嚽巴呐c會者來說，這類酒店是大受歡迎的。 商務型酒店：這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上（有特定的商務樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或是海邊，外部設計、園林規(guī)劃、內部裝修都充分體現(xiàn)了當?shù)靥厣蓍e、娛樂于一體。同時隨著社會的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。3．會議類型與場所的搭配；舉辦培訓活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所（公司的專業(yè)培訓中心或旅游勝地的培訓點）。研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境（培訓中心或其他寧靜場所最為適合）。重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎勵。對于交易會和新產品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達會場幾所在城市的交通必須便利。 4．現(xiàn)場參觀注意事宜；在考慮去做現(xiàn)場參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：報價方接受和同意會議名細表中各項事宜；報價房應是后選名單中較好的一個；對報價方擬訂的合同條款基本接受。親臨現(xiàn)場實地考察。 對于親臨現(xiàn)場進行考察應注意以下五點： 會見能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題；只要可能，一定要在對方建議的日期去進行參觀。最好不要在酒店客滿時去參觀，因為這會使酒店產生直接費用；不要出于個人原因再次參觀酒店，不要隨帶家屬同行；想一想是以一個普通客人身份不宣而至以檢查酒店對客人的接待情況為好還是事先通知酒店以貴賓身份前往以檢查酒店是如何接待貴賓的；考慮另一家酒店作為“備選”會議預算：交通費用：
出發(fā)地至會務地的交通費用—包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通。
會議期間交通費用—主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
歡送交通及返程交通—包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。會議室/會議廳的費用： 會議場地租金—通常場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。
會議設施租賃費用—此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式。同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等，租賃時通常要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向專業(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
會場布置費用—如果不是特殊要求，通常此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。
其他支持費用—這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、娛樂保健、運輸與倉儲、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉而且服務專業(yè)的支持。對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。住宿費用住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。餐飲費用： 早餐
早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算——而改為按預定人數(shù)收取費用）中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。
酒水及服務費
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。
會場茶歇此項費用基本上是按人數(shù)預算的，預算時可以提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常還包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種—西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主要，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
聯(lián)誼酒會/舞會
事實上,聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規(guī)模,預算很容視聽設備：除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：
設備本身的租賃費用，通常按天計算。
·設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理。
·音源—主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理演員及節(jié)目·通常可以選定節(jié)目后按場次計算—預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關—專場或包場除外。其他—點心、水果及調制色酒。雜費費用：雜費指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。那么，展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢？展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方。
·相同的地方：住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。
·不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。
·展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3m×3m，隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。