如何策劃一場影響力高，可持續(xù)的大型活動？

　　如果你是一個大型活動的總指揮，你需要在全中國最大的場館舉辦一場演講類活動。你要接待1萬名來自全世界各地的觀眾。你要指揮1200位來自不同公司的工作人員。你要保證當(dāng)天晚上分秒不差地準時開啟全球直播。

　　但是，你只有不到20個小時，完成上述所有工作的準備。你覺得這很難嗎？

　　“但我和我的團隊就是做成過這件事情的人?！钡玫骄€下項目負責(zé)人田靚在得到3周年開放日主題演講中，開頭這樣講道。（以下是演講全文，值得活動人細讀思考）

　　今天是得到三周年，我?guī)淼姆窒碇黝}是：

　　《如何打造一場高影響、可持續(xù)的大型活動？》。

　　“時間的朋友”跨年演講，今年底就要辦第5場了。

　　2015年，羅老師確定做這個事兒的時候，是在9月底。我在休年假，在成都看李宇春演唱會呢。接到這個需求，看演唱會直接變成了項目考察。你問我怎么這么急？因為實在太愁人了。公司剛創(chuàng)業(yè)一年多，加一塊也就幾十個人，誰也沒操辦過這么大的事兒，還一做就要20年。

　　用羅老師的原話說，當(dāng)時的我們只有“一個死磕到底的潑天大愿和一個萬事開頭難的落地大坑?！?/p>

　　如今四年過去了，落地大坑算是填上了。我們也交出了一份小小的成績單。

　　跨年演講現(xiàn)場觀眾數(shù)

　　從4000人增長到了1萬人

　　“時間的朋友”微博話題

　　累計曝光量達到了2.5億

　　成為了網(wǎng)絡(luò)和上星衛(wèi)視

　　同時直播的大型活動

　　并且，在當(dāng)年的23點時段，還跑贏了所有跨年演唱會，獲得了該時段全國收視率第一名的好成績。這四年，我們也在廣告招商上取得了重大突破，從第一屆的只有1家品牌贊助，到去年，有15家好品牌聯(lián)合支持。

　　是的，用了四年的時間，我們做到了這些。

　　做跨年項目的這幾年，我也摸出了一些做大型活動的規(guī)律，和市面上公認的點有些不一樣。今天，我們就通過3個問題，把我們這幾年來總結(jié)出的一點經(jīng)驗，全部分享給大家。

　　01為什么一定要選12月31日？

　　是啊，為什么要選這一天，辦活動多難?？缒暌?，大家都是要狂歡慶祝，是要出門逛街的。全國的安保水平都會發(fā)生重大升級。

　　像我們這種做大型活動的就更不容易了。就算你提前到了一個城市，租下來一個大型場館，報批材料全都交上去了，到最后關(guān)頭能不能讓你辦這個活動，能不能真的過0點（跨年)，這些全都是不確定的。

　　這幾年很多人都勸過我們，你就打一個跨年的名義換一個日子不行嗎？不一定要真跨年。

　　可為什么我們一定要在這要在這一天辦呢？是為了顯擺自己很牛么？真不是。

　　我們選這個日期辦活動是遵循了一個規(guī)律。我們覺得它闡釋的最精準的是一位廣告人，華楠老師，只有八個字，“回歸母體，強化母體”。

　　什么意思呢？是說千萬不要被創(chuàng)新綁架。天天鬧著要跟別人不一樣，其實這是不對的。

　　就拿我們自己來說，我們?yōu)槭裁此蓝疾豢习鸦顒訒r間挪到12月30日或者是1月1日，我們一定要站在那個舞臺上跨過那一秒。

　　因為那一秒太重要了。全世界絕大多數(shù)國家都有一個共識：元旦零秒就代表新一年的開始。在座的各位我們問問自己，辭舊迎新的時刻，誰沒發(fā)過朋友圈，誰沒立過flag，我們哪一個人不是信誓旦旦地說，新一年要有新開始的？

　　你要跟這樣的一個人類共識對抗嗎？當(dāng)然不要。

　　很多人都說我們做跨年這點子太好，太會創(chuàng)新了。其實我們真的不是在創(chuàng)新。你看到的所謂創(chuàng)新，都只是我們在古老文明的身體上，套了一層皮膚而已。

　　做爆款類大型活動的時間點很重要，千萬別覺得“活動”是借助自己本身的力量。不是的。是你在哪兒，你就借了什么力。

　　一件事情最終能不能成功，是很多因素的結(jié)果。但它的成功率從一開始就決定了。如果你想把一件事情做成，一定要記得“回歸母體”。這也是我們做跨年演講的第一個心法。

　　02為什么跨年演講的很多東西都是一成不變？

　　我們先來看幾張圖。

　　大家看到的上面這兩張照片，分別是我們2015年在水立方的第一屆跨年，和2016年，我們在成都春繭的第二屆跨年。

　　我們再來看后邊兩張。分別是第三和第四屆跨年。

　　大家有沒有什么發(fā)現(xiàn)？對，我們整體的舞美結(jié)構(gòu)基本沒有太大變化：一塊屏，一個舞臺，三面觀眾席，堅持了四年。

　　其實，每一年活動公司都會來問我們：“今年跨年怎么創(chuàng)新吶？”我們說：“不創(chuàng)新。”對方就問：“那怎么行呢，哪有晚會不創(chuàng)新的？”我一般會這樣告訴他們：“我們也歡迎創(chuàng)新，但是只歡迎一種類型的創(chuàng)新。就是今年你創(chuàng)了，這個事咱就不變了。如果你今年創(chuàng)了，明年卻不知道怎么辦了，這個咱們就不做了。”

　　不是我們懶，而是這幾屆跨年做下來，越做，我們越清楚自己想要的是什么，越清楚自己的核心競爭力在哪兒。想明白了這一點，就越想做減法。

　　軍事史上有一個概念，叫做“范弗特彈藥量”指的是攻擊中不給彈藥設(shè)限制的作戰(zhàn)策略。

　　做跨年演講，我們也遵循了這個方法。

　　一場成功的演講活動什么最重要？當(dāng)然是內(nèi)容。

　　所以，每一年，我們傾注最多力量去做的其實是演講內(nèi)容，而不是翻著花樣搞舞美創(chuàng)新。

　　我來跟大家分享下我們的工作方法。一般我們都會在元旦之后建好新一屆的跨年項目群，有任何關(guān)于內(nèi)容上的想法隨時丟到群里，讓它靜靜發(fā)酵。

　　等到10月份正式開啟跨年演講的籌備，進入羅老師所說的“地獄時間”。為什么這么可怕？

　　因為最后3個月里，他要開十幾場策劃會，準備幾十萬字的材料，再改成6萬字的演講稿。等到最后一個月，把全公司最懂內(nèi)容的人和外部十幾位顧問聚到一起，專門改這一篇稿子。倒計時15天的時候，還會把大家關(guān)到會議室里，封閉改稿。

　　我聽他們說，經(jīng)常有今晚定下來的內(nèi)容，第二天睡醒就徹底推翻了。為此，他們還發(fā)明了一個詞，叫“顛覆式改稿”。

　　等稿子敲定之后，羅老師要把它背下來，要做10次到20次的排練，每一段落用秒表計時。為的就是每年12月31日晚上8點半準時把第一個字講出去，跨年前的最后一秒把最后一句話收回來。

　　試問，市面上一年到頭大大小小演講論壇那么多，有誰能夠按照這個工作量去籌備一場4個小時的分享？

　　跨年演講這么做了，它肯定就跟別的演講不一樣。

　　范弗里特彈藥量強調(diào)的是什么呢？說白了就是，“你要把所有能力都壓到一個點上去，把這個點做到最好?！边@也是我們做跨年演講的第二個心法。

　　03跨年演講項目最需要的是團隊經(jīng)驗嗎？

　　很多人都問過我們這個問題。我自己總結(jié)下來，跨年這類大型活動，很需要一支“人來瘋”團隊。但因為項目本身是個新物種，創(chuàng)立之初，這個團隊的專業(yè)能力強不強，反而沒那么重要了。

　　就拿我們自己來說，今年是我大學(xué)畢業(yè)的第6個年頭，2015年羅老師把跨年項目交給我的時候，我才畢業(yè)不到2年。當(dāng)時項目核心團隊一共只有五位同事，平均年齡26歲，一位盯商務(wù)的、一位盯內(nèi)容。剩下的三個人，包括我在內(nèi)，除了做這個項目，還兼職著我們商城的買手選品工作。

　　你看，就是這么一支野路子隊伍把跨年這事兒磕下來了。你以為靠的是線下執(zhí)行經(jīng)驗嗎？當(dāng)然不是。我們沒經(jīng)驗。我們能活下來，靠的就是一個能力：多系統(tǒng)對接時的翻譯能力。

　　一場大型活動，是一個外來物種瞬間嵌入當(dāng)?shù)卦兄刃虻囊淮巍皼_擊”。是需要與當(dāng)?shù)氐墓病⑾?、公共交通、宣傳部門等機構(gòu)深度合作的過程。

　　一次跨年演講籌備工作都包含哪些內(nèi)容呢？我初步估算了一下，是這一整個屏幕的關(guān)鍵詞，至少11個條線的并行作戰(zhàn)。

　　這個時候就真的需要“翻譯官”上線。這四屆跨年，翻譯協(xié)調(diào)任務(wù)最艱巨的應(yīng)該是2017年，在成都梅賽德斯奔馳文化中心的那一場。

　　為什么這么說？因為當(dāng)年有一個特殊情況。12月30日晚上那個場地有一位歌手的演唱會，我們需要和他們共享舞臺。這也就意味著我們只有不到20個小時的時間來籌備我們的項目。

　　演唱會一般晚上10點半結(jié)束，1萬名觀眾退場完畢需要1個小時。而我們的活動，第二天晚上8點半開始，觀眾7點就要進場。這就要求我們，必須在不到20個小時的時間內(nèi)，把演唱會的物料全都拆掉，換成跨年演講的。

　　也意味著，我們必須在不到20個小時的時間里完成外場的布置工作。像觀眾的紅毯區(qū)、合影背景板、贊助商展位等等。

　　我再給大家舉個小例子。你看這張圖，這是梅奔外墻的投影，“你好，時間的朋友”，只有7個字。

　　但把它實現(xiàn)，協(xié)作方都不只7家。

　　這件事的工作流程是這樣：我們提需求，場館活動部的人先對接，再一級一級向上匯報，最終要匯報給場館的大領(lǐng)導(dǎo)。等場館同意了，我們還要向場館所在地的管理部門景觀署報備。所有流程全都走完，這個事兒才能干。

　　但當(dāng)我們把投影燈片做好，最艱巨的調(diào)試工作才剛剛開始。大家看圖片，梅奔的飛碟腰身是有弧度的，字投上去就會變形。大小、間距，想做到肉眼可見無差異，就需要幾個人配合，一邊調(diào)一邊看。而且這個事兒只能夜里做，天亮了就看不見了，沒辦法調(diào)。

　　31號的凌晨，我們的同事迪飛和工人師傅們調(diào)了一夜，整整5個半小時，才有最后的這個呈現(xiàn)效果。上?黃浦江邊接近0度，風(fēng)又大，你想想那種感受。(作為活動人的你，是不是很身同感受？)

　　但是，當(dāng)場館對接人跟我們說，“時間的朋友”是除了霉霉演唱會和維密秀之外，是第三場獲準在?奔大飛碟腰身做投影的項目。那一瞬間，我們覺得一切都值了。

　　你看，7個字的投影這么小的需求都需要反復(fù)溝通。那一個活動的影響力變大了，要對接的協(xié)作方就會越來越多。每增加一點需求，不只是增加一個工作量，是會增加一層話語體系。

　　我們做跨年演講的第三個心法就是：不斷地提升整個團隊的這種翻譯協(xié)作能力。

　　因為，多系統(tǒng)對接時的翻譯能力，會直接決定一個活動團隊的能力邊界。

　　對外而言，每一家公司都需要不停地跟外部協(xié)作。對內(nèi)而言就更需要這種溝通。你看就算在「得到」，上線一個課程產(chǎn)品，也是內(nèi)容線、運營線、產(chǎn)品技術(shù)線一起努力的結(jié)果。

　　因此，我們公司一直有個習(xí)慣，會邀請公司同事參與跨年的現(xiàn)場組織工作。以前我們公司人少，全員都去。但后來公司大了，人多了，就改成，只邀請當(dāng)年新入職的同事參與。去年就有200位新同事從北京飛到成都加入了跨年隊伍。

　　這從財務(wù)角度是肯定算不過來賬的，光機票酒店就要多少錢？但這種集體大練兵，對于整個團隊增強溝通、保持作戰(zhàn)感，特別重要。正如快刀（得到聯(lián)合創(chuàng)始人）所說，“上過戰(zhàn)場的人，即便沒有機會開槍，他對于戰(zhàn)爭的體感也遠超過沙盤推演。”

　　一個大型項目的運作，是一個超級復(fù)雜的工程。有人問我做跨年難不難，怕不怕？我說，難，是真的難。怕，卻從來沒有過。

　　因為，我一直都知道，我從來都不是自己在戰(zhàn)斗。在我的背后，有一支戰(zhàn)斗力爆表的執(zhí)行團隊和一套強大的供應(yīng)商體系。這也是我今天想要分享給你們的最后一個心法：在預(yù)算范圍內(nèi)，找最好的供應(yīng)商。

　　以下這些合伙伙伴，是我們這四年來合作過的最好的搭檔（供應(yīng)商）。

　　“時間的朋友”舉辦四屆以來，離不開這些供應(yīng)商在幕后的大力支持和付出，陪伴著得到的項目團隊一同成長，學(xué)習(xí)進步。

　　成都活動策劃網(wǎng)想說，一場完美的，令大眾贊許的大型活動，一定離不開主辦方的高效協(xié)同配合和供應(yīng)商的專業(yè)支持，對活動人而言，能和「得到」這樣的主辦方進行長期合作，不僅能在得到的自有宣傳渠道被點名表揚，獲得品牌曝光，還能與優(yōu)秀的人（主辦方）共同籌備執(zhí)行一場活動，乃是一件幸福的事。

　　以上就是成都活動策劃網(wǎng)對如何策劃一場影響力高，可持續(xù)的大型活動的介紹，希望可以幫到你！