開(kāi)始進(jìn)行活動(dòng)策劃之后，用前面提到的Excel來(lái)制作費(fèi)用表，列出各項(xiàng)擬訂預(yù)算。如此進(jìn)行得話就可以避免內(nèi)容設(shè)計(jì)在活動(dòng)中不會(huì)超出預(yù)算，就會(huì)看起來(lái)很明白。你還可以了解自己處理經(jīng)費(fèi)的情況，可以對(duì)各種不同備選方案進(jìn)行比較，并且還可以控制活動(dòng)不超出成本指標(biāo)。例如將費(fèi)用表制作完成之后，根據(jù)自己的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，就可以決定對(duì)于餐桌上的擺飾，而使用酒店免費(fèi)提供的蠟燭（使用真蠟燭還是電蠟燭取決于酒店情況與消防規(guī)定），以便將錢節(jié)省下來(lái)為雞尾酒招待會(huì)做一些特別的安排。你的目標(biāo)是使活動(dòng)別開(kāi)生面、令人難忘，同時(shí)又不超出預(yù)算。大家必須得竭盡全力做到這一點(diǎn)。不要等到活動(dòng)結(jié)束時(shí)才發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重超支。要經(jīng)常對(duì)賬每次出現(xiàn)了新的支出或者做出了任何修改或變動(dòng)，都要對(duì)預(yù)算情況及時(shí)更新，這樣才不至于因?yàn)橐馔獾馁M(fèi)用而感到措手不及。
      由于活動(dòng)內(nèi)容各不相同，所以費(fèi)用表也并無(wú)固定的公式或格式。開(kāi)始制作費(fèi)用表時(shí)，將活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程從頭到尾考慮一遍，列出項(xiàng)目大納。記住要將搬運(yùn)設(shè)備、撤離活動(dòng)會(huì)場(chǎng)、裝卸設(shè)備、排練等的費(fèi)用計(jì)入預(yù)算。接下來(lái)再返回頭將具體費(fèi)用填入表中。預(yù)算中的所有情況要毫無(wú)遺漏地全部記錄下來(lái)。不要接受口頭承諾。如今人事變動(dòng)有如家常便飯，員工的流動(dòng)性十分強(qiáng)，今天對(duì)你做出口頭承諾的人，明天可能已經(jīng)辭職不干了。

各項(xiàng)條款與要求均需有書面憑證。確保供應(yīng)商將合同中的內(nèi)容表述得清楚明白。即使是小費(fèi)這樣看似不重要的小事也要交代得詳盡具體——小費(fèi)是根據(jù)消費(fèi)總額的一定比例折算出來(lái)，還是消費(fèi)稅即為小費(fèi)？這一部分費(fèi)用還有可能會(huì)有所增加，尤其是涉及到餐飲時(shí)。同樣食品與酒水所要繳納的稅費(fèi)也可能有所不同，因此不要自以為是地認(rèn)定稅費(fèi)的金額。
      成都成都年會(huì)活動(dòng)策劃公司在這里告訴大家一個(gè)小技巧：用Exccl制表記錄預(yù)算各項(xiàng)內(nèi)容，并及時(shí)的進(jìn)行更新。這樣不僅可以了解型預(yù)算相對(duì)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，還可以讓相關(guān)人員及時(shí)了解最新情況。
      從創(chuàng)意策劃階段進(jìn)人到正式的實(shí)施階段后，早先設(shè)計(jì)的活動(dòng)內(nèi)容可能會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)。例如原計(jì)劃的普通迎賓酒會(huì)只需要使用開(kāi)放式吧臺(tái)，并配備吧臺(tái)自帶的酒杯，之后迎賓活動(dòng)改為特色酒會(huì)，為此還需要租用專用酒杯。這樣預(yù)算計(jì)劃就會(huì)受到影響，開(kāi)支會(huì)像滾雪球一樣越滾越大。
      如果不能對(duì)費(fèi)用表進(jìn)行及時(shí)更新，最后預(yù)算就會(huì)受到嚴(yán)重影響。如果費(fèi)用表對(duì)費(fèi)用的變動(dòng)進(jìn)行隨時(shí)更新，那么在活動(dòng)策劃時(shí)的預(yù)算與實(shí)際情況就不會(huì)有太大的差別。這樣的話如果活動(dòng)開(kāi)始時(shí)需要臨時(shí)增加一些內(nèi)容也能應(yīng)付自如，而且需要臨時(shí)增加內(nèi)容的情況也時(shí)常發(fā)生。此外還應(yīng)該了解了自己當(dāng)前的財(cái)政狀況，才能夠做出合理的決定。