就像作家有自己的劇本，作曲家有自己的樂譜，活動策劃人員也應該具備自己的一份工作安排任務表。這些工具發(fā)揮著相同的功能。就如同一個動聽的故事一樣，它們都包括開頭、中間部分和結尾等主要部分。每一個步驟都需要記錄下來，每個音符都需要安排在樂譜中它應該被演奏的位置上。所有人都根據同一頁面上的指示進行操作，所有事情都安排得清晰明了，出現錯誤的幾率因此而大大降低，并消除了個人主觀上的一些偏差，減少灰色區(qū)域與紙漏的發(fā)生。注重細節(jié)會產生神奇的效果。
      工作安排任務表被賦予生命之后，你就成為它們的指揮官。工作安排任務表是你活動的核心，它涵蓋了活動策劃從始至終所有的一切。需要專門有人來編制工作安排任務表，掌握列人工作表中的所有信息，此人必須是與供應商聯絡并完成計劃的唯一人選。指揮人員必須全面徹底地了解整個活動——每一時刻、每個步驟、每個細節(jié)——如同交響樂團的指揮、拍攝電影的導演。指揮人員的作用不是具體操辦活動，也不是進行社會交際。每個參與者需要清楚地了解自己的角色與作用以及何時人場，這就需要有一個人來負責整個活動的指揮與協(xié)調，以確保每個人都了解自己具體的角色。避免讓六七個人來聯系同一個供應商，以防埋下隱患，并且說明你缺乏專業(yè)能力。

活動日期即將到來的時候，或許你已經不再需要查看你的工作安排任務表，一切的工作內容自己都很明白。你就像樂團指揮一樣，在某一音符演奏出現錯誤的時候能夠清楚地識別出來。某一婚禮策劃人提前數月預訂了一處私人場所，準備為一位名流舉辦婚禮，結果在婚禮即將舉辦的十天前才發(fā)現新郎新娘原本計劃宣誓的草坪上修建了一個大游泳池和溫泉池。這時該策劃人才驚訝地發(fā)現，要想在那里舉行婚禮，除非穿上防水裝備。策劃發(fā)生此類災難簡直無法想象，并且在婚禮舉行前十天才發(fā)現問題，策劃人也難辭其咎。制訂工作計劃表的目的便在于此——確保一切都安排就緒，避免意外狀況發(fā)生。
       最終該活動策劃人員想到了一個解決方案，有家活動策劃公司因為活動管理不善而導致活動虧損5萬美元，丟掉了贏得回頭客、樹立口碑的機會，就會對公司的商譽有所損失，并且不得不設法應付因活動管理不善而大為惱火的客戶：客戶因為該公司的活動管理缺乏專業(yè)水準而準備一紙訴狀將該公司告上法庭。我們所處的社會環(huán)境是一個法律意識極強的環(huán)境，因此今天的活動策劃運作和現場執(zhí)行必須進行全面記錄，以顯示策劃公司在活動的方方面面都已經盡心盡力。你的工作安排任務表將在這方面助你一臂之力，并且讓你能夠提前查缺補漏。