活動策劃時地點的選擇和預算是舉辦任何活動都要考慮的兩個因素。如果是在國外舉辦活動，以下是在活動策劃中需要考慮的重要事項：
     ●在機場過夜留宿費用是否須納人預算中？
     ●是否具備抵達活動地點的航班？
     ●如果客人需要轉機，他們是否會在轉機城市的機場等待很長時間？
     ●來回一共需要的飛行時間是否與活動進行的時間相配合？比如在夏威夷或者東方大廈舉行會議，就要考慮七天而不是三天的逗留時間，除非所有客人都來白于西海岸。因為旅行本身就要兩整天時間，大家還需要倒時差。
     ●從機場到酒店需要多長時間？
     ●酒店和活動會場能不能滿足大家所有的要求？
     ●為了適應時間的變化和倒時差，活動策劃人員還必須為活動做出怎樣的調整？比如剛到 達的客人可能想在房間里吃些點心，有時間安頓下來并調整一下時間的變化。所以迎賓活動就需要在第二天的夜晚舉辦了，這樣客人才可以盡情享受而不會太疲憊。