會(huì)議方案

　　1.會(huì)議議題、會(huì)務(wù)、接待的具體工作細(xì)分到個(gè)人或部門，形成會(huì)議紀(jì)錄或方案，會(huì)議前后逐項(xiàng)檢查。

　　2.確定會(huì)議目標(biāo)。必須先問一些問題，最重要的是：“會(huì)議準(zhǔn)備實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)?”或者換個(gè)角度問：“要是不開行不行?”“什么時(shí)候結(jié)束?怎樣開才算成功或失敗?”開會(huì)的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復(fù)、價(jià)值不大的會(huì)議，否則會(huì)議很可能是浪費(fèi)大家的時(shí)間。

　　3.會(huì)議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會(huì)議效率。會(huì)議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項(xiàng)議程應(yīng)與主講人事先取得聯(lián)系，征求意見，以求議題的表述準(zhǔn)確、專業(yè)。

　　4.在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會(huì)議，檢查工作是否有疏漏及進(jìn)展情況。會(huì)議召開前一天所有會(huì)務(wù)人員集中開會(huì)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議事項(xiàng)，確保每個(gè)人都清楚各自職責(zé)。

　　5.每一項(xiàng)工作旁邊都應(yīng)注明相關(guān)的負(fù)責(zé)人員。在會(huì)務(wù)安排表格上出現(xiàn)的所有人員都應(yīng)將相關(guān)事項(xiàng)、具體標(biāo)準(zhǔn)通知到本人，不要遺漏。

　　6.總負(fù)責(zé)人的最重要職責(zé)是溝通和協(xié)調(diào)，檢查任務(wù)完成進(jìn)度。對會(huì)務(wù)工作每一環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)做到心中有數(shù)，對會(huì)務(wù)工作中可能出現(xiàn)的問題要打足提前量，隨時(shí)檢查。總負(fù)責(zé)人應(yīng)該是掌握會(huì)議細(xì)節(jié)最全面、信息最集中、最操心費(fèi)神者，能隨時(shí)根據(jù)各項(xiàng)信息協(xié)調(diào)所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環(huán)節(jié)控制，有頭無尾。

　　7.總負(fù)責(zé)人在重大會(huì)議剛開始一段時(shí)間，自始至終在會(huì)議現(xiàn)場巡視，留意場內(nèi)情況，確保會(huì)議開場即步入正軌，隨時(shí)應(yīng)對突發(fā)問題。會(huì)議開場的順利與否對整個(gè)會(huì)議效果影響很大。

　　8.差錯(cuò)舉例

　　會(huì)務(wù)方案涉及議程、會(huì)場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關(guān)人員，會(huì)場工作人員不了解需求，也未指定好對應(yīng)不同嘉賓的接待聯(lián)絡(luò)人或分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。會(huì)場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標(biāo)志。

　　時(shí)間進(jìn)度不明確或沒有按規(guī)定流程完成銜接。

　　任務(wù)沒有落實(shí)到個(gè)人，沒有說定哪個(gè)人負(fù)責(zé)到何種程度，好像誰都負(fù)責(zé)又好像沒人負(fù)責(zé)。

　　會(huì)議工作人員接受任務(wù)，執(zhí)行情況沒有及時(shí)報(bào)告總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人無法對整個(gè)會(huì)議的協(xié)調(diào)與情況全面把握，以至于“險(xiǎn)象環(huán)生”。

　　評述：會(huì)議方案也相當(dāng)于備忘錄、提示清單，一個(gè)全面細(xì)致的方案就構(gòu)成了可以根據(jù)會(huì)議進(jìn)程隨時(shí)完善的基礎(chǔ)。而會(huì)議總負(fù)責(zé)人則是駕馭會(huì)議的總舵手，所有信息都在此集中、發(fā)布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時(shí)有效地督促到位決定著會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。會(huì)議要確保高效、務(wù)實(shí)，要特別關(guān)注以下七個(gè)關(guān)鍵要素：會(huì)議方案、會(huì)議目標(biāo)與主旨、會(huì)議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責(zé)安排、會(huì)議材料、信息反饋。

　　會(huì)議材料

　　1.裝訂后的會(huì)議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點(diǎn)核查內(nèi)容有無重大差錯(cuò)、內(nèi)容分類或邏輯結(jié)構(gòu)是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

　　2.針對各類論壇、各類研討會(huì)的發(fā)言材料需重點(diǎn)關(guān)注：標(biāo)題(即議題)是否圍繞會(huì)議主線、條理是否清晰、重點(diǎn)是否突出、觀點(diǎn)是否有新意、與會(huì)議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復(fù)。特別提防假大空、冗長、脫離會(huì)議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認(rèn)真反饋。

　　3.會(huì)議須知：

　　會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議室(標(biāo)明具體路線)。

　　就餐時(shí)間、地點(diǎn)。

　　會(huì)務(wù)組聯(lián)絡(luò)辦法、**、醫(yī)療。

　　會(huì)議紀(jì)律。

　　當(dāng)?shù)貧夂?、交通及附近旅游景點(diǎn)介紹。

　　“想客人之所想”，會(huì)議須知應(yīng)將會(huì)議期間有關(guān)食、宿、行以及與會(huì)者可能要咨詢的各種問題表述全面、準(zhǔn)確，應(yīng)視為會(huì)議最重要的材料之一。讓與會(huì)者一拿到會(huì)議須知，就感受到周到、細(xì)致、關(guān)懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

　　最終定稿與復(fù)印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細(xì)看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標(biāo)示、印刷是否有差錯(cuò)。

　　4.差錯(cuò)舉例：

　　會(huì)議材料沒有分類整理，材料內(nèi)容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會(huì)議的主題與實(shí)質(zhì)性需求。

　　匯總與會(huì)者名單時(shí)，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當(dāng)然地認(rèn)為就是女性。

　　與會(huì)者職務(wù)出錯(cuò)。例如：正職副職弄錯(cuò)。

　　評述：會(huì)議材料如果切中會(huì)議主題，有事實(shí)、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨(dú)到見解和新穎的提法，就意味著會(huì)議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點(diǎn)。有兩點(diǎn)切記：A.不管是什么權(quán)威人士、專家發(fā)言都事先需要反復(fù)溝通、督促發(fā)言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內(nèi)容。B.給發(fā)言者事先應(yīng)發(fā)出正式的文字邀請函并附上會(huì)議發(fā)言的需求、聽講對象、主題、注意事項(xiàng)，切忌以為一個(gè)電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當(dāng)您很專業(yè)地按上述兩條去做的話，對方也會(huì)認(rèn)為你很認(rèn)真、專業(yè)，才會(huì)真正重視發(fā)言稿的準(zhǔn)備。

　　會(huì)議接待

　　1.邀請函在會(huì)議召開前15天全部發(fā)出，每天統(tǒng)計(jì)反饋人數(shù)主動(dòng)匯報(bào)給總負(fù)責(zé)人。每發(fā)一份邀請函都應(yīng)同時(shí)以電話確認(rèn)。在發(fā)出邀請函后，一周內(nèi)沒有收到回執(zhí)，要電話確認(rèn)并匯報(bào)總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯(lián)絡(luò)。

　　2.對邀請函確認(rèn)要分多次跟蹤(至少三次)、反復(fù)提示：

　　邀請函發(fā)出后立即確認(rèn)是否收到;

　　會(huì)議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排;

　　會(huì)議前三天確認(rèn)航班;

　　重要嘉賓及發(fā)言人在會(huì)議前一天再次確認(rèn)何時(shí)到達(dá)，告知誰接機(jī)，并有專人過問其食宿行安排;

　　在會(huì)議正式開始前半天，確認(rèn)主要嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號，專門提醒開會(huì)、發(fā)言準(zhǔn)確時(shí)間，有專人接應(yīng)、引導(dǎo)。

　　3.掌握上菜時(shí)間，尤其是在中午安排的就餐時(shí)間正式開始前5分鐘，應(yīng)有2個(gè)熱菜先上到桌上并蓋好(如會(huì)議延時(shí)則靈活掌握，及時(shí)通知餐廳更改)。客人到齊即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時(shí)間過長。

　　4.每一次會(huì)議開始前，要給賓館一個(gè)詳細(xì)的接待需求清單與對口聯(lián)絡(luò)人清單，需要賓館配合的會(huì)議接待、會(huì)議現(xiàn)場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細(xì)說明，常規(guī)性事項(xiàng)也應(yīng)重復(fù)提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

　　5.差錯(cuò)舉例：

　　在通知演講嘉賓時(shí)，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會(huì)議主題、參會(huì)對象的需求，不了解其他發(fā)言者的情況，演講者不能準(zhǔn)確地根據(jù)會(huì)議需求把握內(nèi)容。

　　事先沒有專人審閱發(fā)言稿件，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠(yuǎn)，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發(fā)言者內(nèi)容重復(fù)。

　　演講時(shí)間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會(huì)議安排(應(yīng)事先向發(fā)言人交待發(fā)言時(shí)間或有專人在臺(tái)下醒目位置處出示發(fā)言時(shí)間提示牌)。

　　與賓館協(xié)調(diào)、溝通渠道不通暢，導(dǎo)致銜接脫節(jié)或要求賓館配合的事項(xiàng)沒人做，或未與賓館方面確認(rèn)。

　　與接機(jī)人員銜接或交待不清楚接待要素(時(shí)間、航班號、人數(shù))，導(dǎo)致無人接機(jī)或未接到人，或車輛不夠座位。

　　評述：對一些會(huì)議嘉賓和發(fā)言者為什么強(qiáng)調(diào)三次以上的確認(rèn)?一是表示主辦單位的尊重和誠意;二是在反復(fù)聯(lián)絡(luò)溝通過程中引起重視，充分準(zhǔn)備。因?yàn)橐话闳私拥酵ㄖ蠖紩?huì)“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復(fù)地與重要嘉賓尤其是演講者聯(lián)系溝通，可以促動(dòng)其做好符合會(huì)議需求的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會(huì)議主題、具體內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行適當(dāng)修正。

　　會(huì)議現(xiàn)場

　　1.按與會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備座位牌，通常多備20多個(gè)，以備不時(shí)之需。

　　2.會(huì)議前一天晚上擺放座位牌，開會(huì)前一小時(shí)再仔細(xì)檢查一遍，仔細(xì)核對與會(huì)者姓名是否有錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)遺漏或名字錯(cuò)誤立即補(bǔ)救。

　　3.會(huì)議桌、椅子及會(huì)議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個(gè)方向，造成一種整齊劃一、壯觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍鈩荨?/p>

　　4.會(huì)場門口簽到處設(shè)立會(huì)議標(biāo)志，說明會(huì)議名稱、演講人員姓名、會(huì)議議題以及會(huì)議的開始和結(jié)束時(shí)間。

　　5.投影設(shè)備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設(shè)備(指大型國際研討會(huì))擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會(huì)者視線，并逐一檢查是否備全。

　　6.會(huì)場音樂安排：

　　選擇與會(huì)議主題和會(huì)議議程相適應(yīng)的會(huì)議音樂，提前選擇并請總負(fù)責(zé)人審聽。

　　與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會(huì)議開始前以進(jìn)行曲為主，是會(huì)議開始的“鈴聲”，會(huì)議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會(huì)議氣氛，振奮精神。

　　7.電腦和大屏幕顯示。開會(huì)前一天，對電腦進(jìn)行預(yù)演，注意會(huì)場每個(gè)角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會(huì)當(dāng)天提前一小時(shí)再次進(jìn)行預(yù)演。角度和焦距要調(diào)整好，以免字太小或偏離視線。

　　8.麥克風(fēng)。根據(jù)會(huì)議需求情況進(jìn)行調(diào)查，是否安裝固定麥克風(fēng)、別針式麥克風(fēng)、無線麥克風(fēng)等，數(shù)量需求是多少，無論使用哪種麥克風(fēng)，在會(huì)議開始前都應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)檢查會(huì)場內(nèi)麥克風(fēng)是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

　　9.當(dāng)會(huì)議演講者或主持人需要同與會(huì)者交流、回答問題時(shí)，應(yīng)有兩個(gè)服務(wù)員分開在兩邊傳遞麥克風(fēng)，掃視全場。麥克風(fēng)放到講臺(tái)上的時(shí)候要注意聲音是否夠大。會(huì)議開始前也可在發(fā)言席上放一個(gè)無線麥克，便于演講者走動(dòng)式演講。

　　10.在會(huì)議演講臺(tái)旁可根據(jù)需要準(zhǔn)備白板、白板筆、激光筆，并需**一遍，以確認(rèn)是否能用。

　　11.燈光：在需要使用視聽設(shè)備時(shí)，用可以調(diào)節(jié)亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進(jìn)行亮度控制。將所有燈光變化進(jìn)行預(yù)演，如因會(huì)議議程需要，還要對在什么時(shí)候調(diào)整燈光有所準(zhǔn)備。

　　12.空調(diào)溫度控制：注意場內(nèi)溫度的變化，及時(shí)調(diào)節(jié)溫度調(diào)節(jié)裝置。通常在與會(huì)者入場前把會(huì)場溫度調(diào)得較低，隨著與會(huì)者增多，會(huì)場內(nèi)溫度會(huì)自然升高，也可將溫度調(diào)節(jié)裝置設(shè)定一個(gè)合適的溫

　　度。避免過冷或過熱。

　　13.開會(huì)前，會(huì)務(wù)組提前一小時(shí)到會(huì)場，對賓館會(huì)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)全面檢查一番——場地、主席臺(tái)、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現(xiàn)場使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

　　14.差錯(cuò)舉例：

　　在布置會(huì)場時(shí)，主席臺(tái)排位順序錯(cuò)誤，重要嘉賓、發(fā)言者姓名、職務(wù)、性別弄錯(cuò)。沒有注意到是否保證所有與會(huì)者都能看到大屏幕。

　　播放powerpoint時(shí)，沒有及時(shí)調(diào)整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會(huì)者看不清楚屏幕內(nèi)容。

　　會(huì)前播放的音樂與會(huì)議氛圍不協(xié)調(diào)，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

　　沒有仔細(xì)檢查麥克風(fēng)，話筒無聲。投影機(jī)放不出演講材料。

　　沒有預(yù)留座位余量(通常20%)，在突然增加與會(huì)者時(shí)出現(xiàn)被動(dòng)局面。

　　在打印雙面座位牌時(shí)，只打印單面，座位牌另一面是空白。

　　評述：電腦、麥克風(fēng)、投影這三項(xiàng)工具如在會(huì)議進(jìn)行過程中出現(xiàn)障礙，極有可能導(dǎo)致會(huì)議癱瘓，有時(shí)會(huì)議就因此搞砸。會(huì)議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會(huì)議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會(huì)影響到會(huì)場效果。會(huì)議組織是否夠?qū)I(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)往往在這些細(xì)處得到體現(xiàn)。

　　會(huì)議主持

　　1.了解整個(gè)會(huì)議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內(nèi)容，并做簡單**和概述。

　　2.駕馭會(huì)場氣氛。對整個(gè)會(huì)議主題、各發(fā)言選題之間銜接關(guān)系，可做些簡單評述并“串聯(lián)”起來。出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，靈活應(yīng)對。

　　3.會(huì)議總負(fù)責(zé)人需做好細(xì)致的“幕后”策劃、設(shè)計(jì)和組織工作。應(yīng)備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當(dāng)面說明會(huì)議現(xiàn)場情況和對主持人的特別提醒。

　　4.會(huì)議總負(fù)責(zé)人可以小紙條、便條等形式及時(shí)告知與會(huì)議主持相關(guān)的情況，如每個(gè)發(fā)言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時(shí)出現(xiàn)的變動(dòng)，以確保主持人很清晰地隨時(shí)掌握會(huì)議現(xiàn)場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

　　5.上午主持的時(shí)候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強(qiáng)調(diào)一遍，以提醒與會(huì)者再次確認(rèn)會(huì)議安排，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)(多一點(diǎn)說明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會(huì)議懶散的情緒，確保會(huì)議的嚴(yán)謹(jǐn)整齊)。

　　評述：會(huì)議主持人是會(huì)議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，起著承上啟下、調(diào)節(jié)會(huì)場氣氛的作用，不是簡單的“報(bào)幕人”角色，需要對整個(gè)會(huì)議主題、過程有個(gè)總體把握，引導(dǎo)會(huì)議的方向，緩解與會(huì)者可能的抱怨和誤解。會(huì)議主持的語言分寸、時(shí)間把握和對發(fā)言人的評述都很有學(xué)問可講。

　　小型工作會(huì)議

　　1.根據(jù)議程，讓某些人僅出席部分時(shí)間的會(huì)議。

　　2.每份資料的標(biāo)題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會(huì)者知道要在會(huì)上做什么。

　　3.重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言和復(fù)雜論題需要充沛精力討論的，放在會(huì)議的前部。

　　4.會(huì)議主席應(yīng)明確會(huì)議議程，寫下每個(gè)項(xiàng)目準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)、需要決定的討論要點(diǎn)，確定參會(huì)人員和準(zhǔn)備會(huì)議過程中需提問的問題。

　　5.會(huì)議議程不宜過早分發(fā)，以免有些與會(huì)者可能會(huì)忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

　　6.在會(huì)議前半天應(yīng)電話再通知、提示一次。對需要準(zhǔn)備材料者應(yīng)提前一天以上做特別提醒，以引起對方重視。

　　7.會(huì)議結(jié)束前，主持人總結(jié)要點(diǎn)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、執(zhí)行要素、注意事項(xiàng)、完成時(shí)間、會(huì)議成果。

　　8.每次會(huì)議都要做筆錄，重要會(huì)議應(yīng)不晚于第3天即形成紀(jì)要發(fā)給與會(huì)者，在下一次會(huì)議時(shí)主持人可拿著上次會(huì)議紀(jì)要逐項(xiàng)對照檢查執(zhí)行情況。

　　9.業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)不在于講流水賬，而是把需要知會(huì)、需領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、提示大家特別注意的動(dòng)向和問題、需要大家協(xié)助的事項(xiàng)等等說明清楚。座談會(huì)也需提醒每人座談主題和大致發(fā)言時(shí)間，避免一個(gè)人發(fā)言說個(gè)不?；蛘吲c主題無關(guān)。

　　如何找錯(cuò)

　　隨時(shí)隨地留意身邊每一次重大會(huì)議或其他項(xiàng)目運(yùn)作中的疏漏和差錯(cuò)。每一次總結(jié)都可暢所欲言，將任何細(xì)微差錯(cuò)、疏漏、特別提請注意的事項(xiàng)提出來，每個(gè)人講出來的就是具體情節(jié)和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯(cuò)”甚至可以作為一個(gè)“硬任務(wù)”，起初讓每一個(gè)參與者至少提出五個(gè)差錯(cuò)，十個(gè)人就匯成了五十個(gè)差錯(cuò)案例!匯總發(fā)給每個(gè)人去補(bǔ)充，并編輯成冊，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯(cuò)誤。最終形成標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議工作手冊。

　　當(dāng)把“找錯(cuò)”作為一種工作習(xí)慣和制度體現(xiàn)在管理的方方面面，錯(cuò)誤一定會(huì)越來越少，直至不再需要“找錯(cuò)”。