對于新聞發(fā)布會，來的都是一些國內(nèi)知名媒體和知名人士，因此，對于會場的布置要格外注意，按照次序，安排好各方來賓，同時，要把新聞發(fā)布會的資料準備齊全，以免新聞發(fā)布會現(xiàn)場出現(xiàn)混亂的情況。

新聞發(fā)布會的席位擺放  

擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發(fā)言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。  

現(xiàn)在很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。

擺放回字型會議桌的發(fā)布會現(xiàn)在也出現(xiàn)的較多，發(fā)言人坐在中間，兩側及對面拜訪新聞記者坐席，這樣便于溝通。同時也有利于攝影記者拍照。  

注意席位的預留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。  

發(fā)布會其他道具安排  

最主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設備、投影幕布等，相關設備在發(fā)布會前要反復調(diào)試，保證不出故障。  

新聞發(fā)布會現(xiàn)場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內(nèi)部安排發(fā)布會，也要酌情安排人員做記者引導工作。

新聞發(fā)布會的資料準備  

提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次應為：  

1、會議議程  

2、新聞通稿  

3、演講發(fā)言稿  

4、發(fā)言人的背景資料介紹。（應包括頭銜、主要經(jīng)歷、取得成就等）  

5、公司宣傳冊  

6、產(chǎn)品說明資料。（如果是關于新產(chǎn)品的新聞發(fā)布的話）  

7、有關圖片  

8、紀念品（或紀念品領用券）  

9、企業(yè)新聞負責人名片（新聞發(fā)布后進一步采訪、新聞發(fā)表后寄達聯(lián)絡）  

10、空白信箋、筆（方便記者記錄）